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電子帳簿保存について。2022年1月1日スタート!

電子保存

弊組合の顧問先税理士事務所より「2022年1月1日スタート!電子帳簿保存について」の案内がわかりやすく説明されていましたので、皆様のご参考になればと思い転記させて頂きます。


帳簿書類の電子保存について

2022年1月1日から紙で原本を取得できない請求書等は必ず電磁的記録(データ)のまま保存しなければならず、プリントアウトした書面での保存が認められなくなります。

該当する電子取引の取引情報
  EDI・電子メール・インターネット・FAX(ペーパーレス)

対象になる書類
  契約書・発注書・領収書・請求書など

具体例
  メールにPDFで添付されてきた請求書
  クレジットカード決済しWebサイトで発行される領収書等

控えの保存形式

保存方法は 真実性と可視性の各要件を満たす必要があります。

真実性の要件
 真実性の要件として以下のいずれか一つを満たす必要があります。

  • タイムスタンプが付与されたデータを授受
  • データ受領後、タイプスタンプを付与する
  • 訂正または削除を行った場合に内容を確認できるシステム
     (訂正又は削除ができないシステムを含む)での授受および保存
  • 「正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規程」の策定、運用、備付

  • 可視性の要件
     可視性の要件としては以下の全ての要件を満たす必要があります。

  • システムの概要を記した書類の備付(自社開発プログラムを利用する場合に限る)
  • 見読可能装置の備付(ディスプレイ、プリンタなどの備付が必要)
  • 検索機能の備付(取引年月日、取引金額、取引先に限定)

  • 今後本格化してくる電子帳簿保存に備えてタイムスタンプやシステム導入も検討する必要もありますが、
    最も簡単に保存要件を満たす方法は以下になります。

    例えば、取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきた場合
    1.請求書データ(PDF)のファイル名に規則性をもって内容を表示する。
      例)2022年10月31日に㈱A商事から受領した110,000円の請求書⇒「20221031_㈱A商事_110,000.pdf」
    2.「事業年度」「取引の相手先」「各月」などの任意のフォルダに格納して保存する。
    3.事務処理規定を作成し備え付ける。

    また、ファイル名は連番等の任意の名称として別途Excelで管理台帳を作成して
    これら(取引年月日、取引金額、取引先)の検索項目を網羅する方法も認められています。

    弊組合の対応について

    おかげさまで多くの組合員様がWEB配信サービスをご利用頂いております。こちらのサービスを有効利用し組合員様の本業にご負担がでないような電子保存法の対応ができないかの仕様検討を進めております。改めてご案内できるようになりましたら、本サイト、もしくは請求書発行時の「未来情報局」に案内を記載させて頂きます。

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